残業許可制でダラダラ残業を防ぐ！

無駄な時間外労働(ダラダラ残業、生活残業)を防ぐには

まずは、どのような場合が不要な時間外労働＝「ダラダラ残業」にあたるといえるのか、それを防ぐためにはどうすればよいのかをご説明します。

「ダラダラ残業」に該当するケース

残業を行う必要がないにもかかわらず残業をしているケース、例えば、残業代を稼ぐためなどの目的で労働時間内でできる仕事を労働時間内にせずに残業に回したり、あるいは実際にはほとんど仕事をしていないのにいつまでも会社内に残って時間を過ごしていたりしているケースなどはダラダラ残業にあたるといえるでしょう。

ダラダラ残業が及ぼす会社への悪影響

このような「ダラダラ残業」を放置していると、会社は不要な残業代を払い続けることになりますし、残業時間が積み重なり、労働時間の管理も難しくなってきます。例えば、「ダラダラ残業」が積み重なった結果、法的に許される時間外労働の枠を使い切ってしまい、本当に残業が必要な時に残業をさせることができなくなってしまうといったことになってしまいます。

また、不必要に会社に残ることは、従業員の健康面にも悪影響を与えるおそれがあります。

このような「ダラダラ残業」への対策としては残業許可制が適切です。

残業許可制の導入によるダラダラ残業の防止

残業許可制とは、従業員が残業をする際には、所属長等に事前に許可をとることを義務付けるものです。また、残業許可制を定める際には、制度の効果を確保するため、無許可で残業した場合には当該残業について残業代を支払わないことを明らかにする必要があります。

このような残業許可制の運用において、本当に必要な残業だけに許可を出すことで、従業員が自身の判断だけで不要な「ダラダラ残業」を行うことを防ぐことができます。

許可の無い残業でも残業代の支払いは必要か？

無許可で残業が行われた場合、それが業務上不必要な残業であり、会社としても無許可での残業が行われていたことを把握していなかったのであれば、残業代を支払わないとの対応が可能です。

しかしながら、無許可の残業であっても、従業員に与えた業務量上、残業せざるを得ない場合、業務上本当に必要なものであった場合や、会社としてもそのような残業が行われていることを知りながら放置していた場合は残業代の支払いを免れることはできません。

残業許可制の運用に関する注意点

残業許可制を定めて運用するにあたっては以下のような点に注意が必要です。

ルールの明確化と適正な運用が必要

まず注意すべきは、就業規則等に残業許可制についての適切な定めをおくこと、そして適切な運用を行うことです。

就業規則の規定例

就業規則における残業許可制の規定の一例をお示しします。

第●条　従業員が所定労働時間を超えて労働する場合には、当該従業員は、会社に対し、当該時間外労働を行う必要性を明らかにした上で、当該時間外労働を行うこと及び予定時間について、事前に所属長の許可を得なければならない。

２　従業員が前項記載の許可を得ずに時間外労働を行った場合は、会社は、当該時間外労働に該当する部分の通常賃金及び割増賃金を支払わない。

就業規則における規定の仕方は、上記の例に限られるものではありませんが、①残業を行うには許可を得る必要があること、②無許可の残業は残業代が支払われないことを明らかにしておく必要があります。

定期的な周知と従業員への意識づけを行い、黙示の残業命令とならないようにする。

せっかく残業許可制を定めても、無許可の残業が横行するようになってしまうと、会社としてもそうした無許可の残業を黙認しているとみられて、黙示の残業命令があるものとみなされかねません。そうすると、結局、ダラダラ残業にも残業代を支払わなければならなくなります。

黙示の残業命令があるとみられることを防ぐためには、残業許可制が導入されていることや実際に残業する際の手続きについてもきちんと従業員に周知しておく必要があります。その上で、制度を厳格に運用していく必要があります。

また、それでも無許可で残業する従業員がいる場合には、会社として必ず注意し、帰宅を指示するなどの対策が必要です。

さらに、何度注意しても態度を改めない従業員に対しては、きちんと許可をとって必要な残業を行うよう、個別に面談等を行うことも効果的です。

残業の許可に関する裁判例

残業許可制について、裁判例を基に解説します。

事件の概要

• ・従業員が就業時間後に黙示の時間外労働命令を受けて、時間外労働をさせられたとして残業代を求めた件
• ・会社では、残業については事前に上司の許可を得る必要があるとする残業許可制を採用していた。
• ・従業員の上司は、従業員の残業申請について必要性を認めず、なるべく残業は控えるように指示しており従業員は申請を取り下げていた

裁判所の判断(大阪地方裁判所平成５年１２月２４日判決　平成５年（レ）第１１７号)

この事件に対し、裁判所は残業の必要性について極めて疑わしいとの判断をした上で、黙示の残業命令があったと認めることはできないとして、従業員の請求（控訴）を棄却しました。

ポイントと解説

この事件においては、まず、残業の必要性が認められなかったという点が重要な前提となっています。

その上で、黙示の残業命令を否定するにあたり、裁判所は、

• ①残業許可制度を採用していること
• ②上司がなるべく残業は控えるように指示していたこと
• ③上司が従業員の残業申請について必要性を認めず、従業員が残業の申請を取り下げていたことなど

を理由としています。

この裁判例からもわかるように、残業の許可制度を採用するだけでなく、それがきちんと運用されていることがダラダラ残業そのものやそれによる残業代支払いを防ぐことにつながります。

特に、残業する際には所定の手続きを経て許可を得るとの運用が確立されていること、そして、不必要な残業はしないように指示を行い、実際に申請された際も必要性がないものは認めないとの運用がなされていることが重要です。

残業許可制に関するQ&A

残業許可の要否を判断する基準について教えて下さい。

あえて残業によってその業務を行わなければならない必要性があるのか否かが基準となります。

例えば翌日以降の所定労働時間内で行うことができ、また行ったとしても当該従業員としても会社としても業務に支障をきたさないのであれば、不必要な残業として申請を拒否しても良いと考えられます。

一方で、従業員の業務量やその仕事の締め切り等に照らしてその日に残業を行う必要性がある場合などには残業を拒否することは不適切です。

このような判断を適切に行うためには、所属長等が日常的に従業員の業務量や仕事の進め方、抱えている業務の締め切りの時期等について適切に把握しておくことが必要となります。

事前許可なく残業している社員を見つけた場合、どのような対応が必要ですか？

このような場合には、まず、残業には許可が必要である旨を注意した上で、どのような業務のために残業しているのかを聞き取りします。聞き取りの結果、本当に必要な残業であれば、次回以降は必ず事前に許可をとるように注意した上で、事後的にでも残業許可の申請をさせるのがよいかと思います。

終業時刻に帰るよう注意しましたが、従業員が勝手に残業した場合でも残業代は発生しますか？

前提として、当該残業が不必要なものであること、残業許可制が適切に運用されていることなどが必要ですが、無許可で不必要な残業をしていた従業員に帰るように指示したにもかかわらず、これに反して従業員が勝手に残業した場合であれば、残業代の支払い義務は生じないものと考えられます。

不必要な残業を防ぐのに、定額残業代制の導入は有効ですか？

不必要な残業を防ぐにあたっては、定額残業代制の導入のみでは有効とはいえません。定額残業代制であっても規定した固定の残業時間を超過して残業が行われた場合には、会社は追加の残業代を支払う必要がありますので、残業代だけが目的の残業などの不必要な残業を完全に防ぐことはできません。

もっとも、定額残業代制により、従業員には一定の残業代が支払われることが保障されますから、給与だけでは生活が成り立たないから生活のために残業するといった目的での残業を一定程度防ぐことはできる可能性があります。

残業許可制に申請期限を設定することは問題ないですか？

申請期限を設けること自体は違法ではありません。

ただし、残業の申請が仮に申請期限に間に合わなかった場合であっても、業務上必要かつ正当な残業等であれば会社には残業代の支払義務が生じます。

また、あまりに前に申請期限を設定してしまうと、そもそもその時点では残業の必要性が判断できないため、残業許可制自体が有名無実化したり、不合理なものであると判断されかねません。

残業申請書にはどのような内容を記載してもらうべきですか？

予定される残業時間、当該残業時間に行う予定の業務の内容、当該業務を残業で行うこととなった理由（必要性）などを記載してもらうのが良いと考えられます。

「許可のない残業に対して残業代は支払わない」と就業規則上で定めることは可能ですか？

もちろん可能です。残業許可制を適切に運用するためにはそのような記載をすべきでしょう。

具体的な記載は就業規則の規定例を参考としてください。

残業許可制のルールを違反した従業員に対し、懲戒処分を下すことは可能ですか？

度重なるルール違反であれば、その態様によっては懲戒処分を下すことも考えられます。

もっとも、単に無許可で残業を行ったというのみであればあまり重い懲戒処分を下すことは難しいものと考えられます。

ノー残業デーは残業時間の短縮に効果がありますか？

効果的であると考えられます。実際に残業時間を減らす効果も期待できますが、加えて、従業員に残業を減らすという意識付けをしてもらう機会としても期待できます。

タイムカードの不正打刻で残業時間の水増しが発覚しました。会社はどう対応すべきですか？

まずは事実を確認し、どこまでが虚偽の残業時間かを確認する必要があります。

その上で、残業代の不正受給として、懲戒処分や損害賠償請求を適切に行っていく必要があります。

残業許可制の運用について、労務管理の知識を有する弁護士がアドバイスさせて頂きます。

以上のように、ダラダラ残業を防ぐためには、残業許可制は有効な制度ですが、単に導入するだけではなく、周知した上で、無意味なものとならないような適切な運用を行うことが必要です。

残業許可制の導入や運用でお悩みの際はぜひ弁護士にご相談ください。