残業時間の立証-使用者による労働時間の適正把握義務

公開日:2020年7月7日
  • 残業代請求対応、未払い賃金対応

労働者が、実際に労働した時間と賃金の計算上の労働時間が一致しない場合に、労働者から未払い残業代を請求されることがあります。残業代の請求がされた場合、労働者が、労働時間の立証をする必要があります。しかし、労働者が、労働時間の立証責任を負っている一方で、使用者は、労働時間の適正把握義務を負っています(従前は、法による厳格な労働時間に関する規制や厚労省ガイドラインが存在すること等から解釈により認められていましたが、2019年4月以降は、労働安全衛生法で義務化されました。)。そのため、労働者が個人的な日記等の資料しか証拠として提出できなかったとしても、一応の立証がされていると評価されることも可能であり、これに対し、使用者が、有効かつ適切な反証ができない場合には、そのような資料によっても労働時間が認定されることがあります。

使用者にとって、労働時間の適性把握義務を果たして、労働者の労働時間を適切に管理することは、残業時間について争いとなる紛争が生じた際には、有効かつ適切な反証ができるというメリットがあります。

それでは、以下で、残業代の立証責任と使用者による労働時間の適性把握義務について、ご説明します。

残業代請求における残業時間の立証責任

残業代を請求する場合においては、労働時間の立証が必要となります。なぜなら、労働時間に対して、労働の対価としての賃金が発生するからです。そのため、残業代を請求する場合には、残業時間の立証が必要となります。

立証責任は労働者、使用者のどちらにあるのか?

上記のとおり、残業代の請求には、残業時間の立証が必要となります。では、どちらが残業時間を立証しなければならないでしょうか。

これについては、労働者が、残業時間の立証をしなければなりません(なお、正確には、法定労働時間(1日8時間以内)を超える部分の労働時間の立証をする必要があります。)。

残業時間の立証が争点となった判例(仙台地判平成21年4月23日判決(平成19年(ワ)1560号))

ここで、残業時間の立証が争点となった裁判例をご紹介します。

事件の概要

事件の概要は、被告会社の代表者に退職を促された原告が、被告会社を退職後に時間外労働に対する割増賃金の支払いを請求したというものです。

本件において、被告会社は、原告が勤務時間後も会社内に詰めていたのは自己都合の単なる居残りであり、パソコンゲームに熱中し、あるいは席を離れて仕事以外のことをことで時間をつぶしていたと主張し、原告が打刻したタイムカードが労働時間を反映していないと争いました。

裁判所の判断

裁判所は、「労働基準法は,賃金全額支払の原則(同法24条1項)をとり,しかも,時間外労働,深夜労働及び休日労働についての厳格な規制を行っていることに照らすと,使用者の側に,労働者の労働時間を管理する義務を課していると解することができるところ,被告においてはその管理をタイムカードで行っていたのであるから,そのタイムカードに打刻された時間の範囲内は,仕事に当てられたものと事実上推定されるというべきである。」との判断を示しました。そして、「仮に,その時間内でも仕事に就いていなかった時間が存在するというのであれば,被告において別途時間管理者を選任し,その者に時計を片手に各従業員の毎日の残業状況をチェックさせ,記録化する等しなければ,上記タイムカードによる勤務時間の外形的事実を覆すことは困難というべきである。」とし、原告が勤務時間後にパソコンゲームに熱中したり、事務所を離れて仕事についていなかった時間があっても、タイムカードに基づく時間外・深夜・休日労働時間を認め、割増賃金の支払いを被告会社に命じました。

ポイントと解説

本判決は、使用者に対して労働者の労働時間把握義務を課していることを解釈によって明らかにし、タイムカードに打刻された時間の範囲内は、仕事に充てられたものと推定するとの判断を示しました。

使用者に労働時間把握義務が課されていることから、タイムカードに打刻された内容に特に不自然なところがある場合や別途時間管理者を選任しその者に時計を片手に各従業員の毎日の残業時間をチェックさせて記録化しているような場合を除き、タイムカード通りの労働時間が認定されることが多くなります。そのため、タイムカードの記録が実際の労働時間よりも長い等、タイムカードが実際の労働時間を反映していないような場合には、会社としては、パソコンのログなど変更が困難な記録を用いてタイムカード通りに労働していないことを立証していく必要があります。

法改正による使用者の労働時間把握義務

平成29年に労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドラインが策定されて、使用者には労働時間を適正に把握する責務があることが定められました。また、平成31年の働き方改革に伴い、労働安全衛生法が改正され、使用者が労働時間把握義務を有することが明確となりました(労働安全衛生法66条の8の3)。以下では、労働時間把握義務について、具体的にご説明いたします。

労働時間の客観的把握が義務付けられた背景

労働基準法においては、労働時間、休日、深夜業等について規定を設けていますので、使用者は、労働時間を適正に把握するなどして、労働時間を適切に管理する責務を有しています。

しかし、自己申告制(労働者が自己の労働時間を自主的に申告することにより労働時間を把握するもの)では、不適正な運用等が行われ、労働基準法に違反する過重な労働時間や割増賃金の未払いといった問題が生じているなど、使用者が労働時間を適切に管理していない状況がみられました。

そこで、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」により、労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置を具体的に明らかにしています。そして、労働安全衛生法の改正により労働時間の客観的把握が法律により義務付けられました。

労働時間を把握すべき労働者の範囲

ガイドラインでは、労働時間を把握すべき労働者は、労働基準法第41条に定める者及びみなし労働時間制が適用される労働者(事業場外労働を行う者にあたっては、みなし労働時間制が適用される時間に限ります。)を除くすべての労働者です。

労働基準法第41条に定める者には、管理監督者が挙げられています。一般に、部長や工場長等労働条件の決定その他労務管理について経営者と一体的な立場にある者のことです。役職名にとらわれず、職務の内容等から実態に即して判断されます。

みなし労働時間制が適用される者とは、①事業場外で労働するものであって、労働時間の算定が困難なもの、②専門業務型裁量労働制が適用される者、③企画業務型裁量労働制が適用される者をいいます。

なお、ガイドラインが適用されない労働者についても、健康確保を図る必要があることから、使用者において適正な労働時間管理を行う責務があります。

基本的には、すべての労働者の労働時間を、適正に把握すべきでしょう。

労働時間を客観的に把握する方法

労働時間は、使用者の指揮命令下に置かれている時間のことをいい、使用者の指示により労働者が業務に従事する時間が労働時間にあたります。

厚生労働省のガイドラインにより、労働時間について使用者が把握する方法を定め、労働安全衛生法及び同法規則によりタイムカードによる記録やパソコン等の使用時間の記録等の客観的な方法により労働時間の把握が義務付けられました。以下では、労働時間を把握する方法について、ご説明いたします。

始業・終業時刻の厳密な記録

使用者は、労働時間を適正に把握するため、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、これを記録しなければなりません。使用者が始業・終業時刻を確認し、記録する方法としては、次の①又は②のいずれかの方法によらなければなりません。

①使用者が自ら現認することにより確認し、適正に記録する方法。
※自ら現認するとは、使用者自ら、あるいは労働時間管理を行う者が、直接始業時刻や終業時刻を確認することです。確認した始業時刻や終業時刻については、該当労働者も確認することが望ましいでしょう。

②タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録する方法。
※このような客観的な記録を基本情報として、必要に応じて、使用者の残業命令書やこれに対する報告書など、使用者が労働者の労働時間を算出するために有している記録を突き合わせることにより確認し、記録することが必要です。

賃金台帳の記入

使用者は、労働者ごとに、労働日数、労働時間数、休日労働時間数、時間外労働時間数、深夜労働時間数といった事項を適切に記入しなければなりません(労働基準法第108条、同法施行規則第54条)。また、賃金台帳にこれらの事項を記入していない場合や、故意に賃金台帳に虚偽の労働時間数を記入した場合は、30万円以下の罰金刑に処せられることがあります(同法120条)ので、注意が必要です。

労働時間に関する書類の保管

使用者は、労働者名簿、賃金台帳のみならず、出勤簿やタイムカード等の労働時間の記録に関する書類について、3年間保管しなければなりません(労働基準法109条)。

労働基準法108条により、使用者は、「その他労働関係に関する重要な書類」について保存する義務を有していることになります。始業・終業時刻など労働時間の記録に関する書類もこれに該当し、3年間保存しなければなりません。

具体的には、使用者が自ら始業・終業時刻を記録したもの、タイムカード等の記録、残業命令書及びその報告書、労働者が自ら労働時間を記録した報告書などが該当します。なお、保存期間である3年間は、それぞれの書類ごとに最後の記載がされた日から計算します。

自己申告制の場合の留意点

自己申告の場合については、ガイドラインにより留意点が定められています。

①使用者が自ら現認することにより始業・終業時刻を確認・記録をする方法や②タイムカード、ICカードといった記録を基礎として確認記録をする方法のいずれもとることができず、自己申告制により行わざるを得ない場合、以下の措置を講じなければなりません。

ⅰ労働者に対する説明
自己申告制の対象となる労働者に対して、ガイドラインを踏まえ、労働時間の実態を正しく記録し、適正に自己申告を行うなどについて十分な説明を行うことが必要です。
労働者に対して説明すべき事項としては、ガイドラインで示した労働時間の考え方、自己申告制の具体的内容、適正な自己申告を行ったことにより不利益な取り扱いを受けることがないことが挙げられます。

ⅱ労働時間を管理する者への説明
労働時間の適正な自己申告を担保するには、労働時間を管理する者がガイドラインの内容を理解している必要があります。説明すべき事項としては、上記の労働者の場合と同様に、ガイドラインで示した労働時間の考え方、自己申告制の適正な運用などがあります。
そのため、実際に労働時間を管理する者に対して、自己申告制の適正な運用を含め、ガイドラインに従い講ずべき措置について十分な説明を行うことが必要です。

ⅲ労働時間の実態調査及び補正
自己申告により把握した労働時間が実際の労働時間と合致しているか否かについて、必要に応じて実態調査を実施し、所要の労働時間の補正をすることが必要です。
特に、入退場記録やパソコンの使用時間の記録など、事業場内にいた時間の分かるデータを有している場合に、労働者からの自己申告により把握した労働時間と当該データで分かった事業場内にいた時間との間に著しい乖離が生じているときには、実態調査をし、所要の労働時間の補正をすることが必要です。
なお、使用者は、自己申告制により労働時間が適正に把握されているか否かについて定期的に実態調査を行い、確認することが望ましいです。

ⅳ自己申告が適正に行われているかの確認
自己申告した労働時間を超えて事業場内に居る時間について、その理由等を労働者に報告させる場合には、当該報告が適正に行われているかについて確認することが必要です。
その際、休憩や自主的な研修、教育訓練、学習等であるため労働時間ではないと報告されていても、実際には、使用者の指示により業務に従事しているなど使用者の指揮命令下に置かれていたと認められる時間については、労働時間として扱わなければならなりません。
※自己申告による労働時間の把握とタイムカード等を併用し、自己申告された労働時間とタイムカード等に記録された事業場内にいる時間に乖離が生じてたときに、その理由を報告させている場合、使用者は、その報告の内容が適正か否かについても確認する必要があります。これは、労働者の報告が適正に行われないことによって、労働時間の適正な把握がなされなくなるおそれを防止するためです。

ⅴ労働者の適正な自己申告を阻害する措置を講じてはならないこと
自己申告制は、労働者による適正な申告を前提として成り立っています。仮に使用者が労働者に対し自己申告できる時間外労働の時間数に上限を設け、上限を超える申告を認めない等をした場合、労働者が適正な申告をすることができなくなります。そのため、使用者は、労働時間の適正な申告を阻害する措置を講じてはならなりません。
使用者は、時間外労働時間の削減のための社内通達や時間外労働手当の定額払等労働時間にかかる事業場の措置等が、労働者の適正な自己申告を阻害する要因となっていないか確認し、当該要因となっている場合には、事業場の措置を労働者の適正な申告を阻害しないように改善することが必要です。他に、労働者の労働時間の適正な申告を阻害する要因となる事業場の措置がないか、労働者等が慣習的に労働時間を過少申告していないかについても確認し、改善する必要があります。

労働時間の把握義務における罰則

労働時間把握義務に違反した場合の罰則規定はありません。

もっとも、上記のように賃金台帳に虚偽の記載をした場合には罰則が科されることがあります。また、時間外労働に対しても上限があり、上限時間を超えて労働させてしまうと、30万円以下の罰金が適用される可能性があります。

労働者の労働時間を適正に把握していないと、気づかないうちに時間外労働の上限を超える可能性がありますので、罰則を避けるためにも十分に労働時間を把握することが必要です。

よくある質問

以下では、労働時間の把握義務について、本ページをご覧になっている方が疑問に思われるであろう点をご説明します。

管理監督者の労働時間についても、把握する義務があるのでしょうか?

管理監督者についても労働時間を把握する義務があります。

確かに、管理監督者が、労働条件の決定やその他の労働管理について経営者と一体的立場に立つ者であることから、労働基準法第41条は管理監督者について、労働時間の規定が及ばないとしています。もっとも、管理監督者についても、健康管理が必要であることに変わりがありません。そのため、使用者には、管理監督者の労働時間も把握する義務が課されています。

管理職と残業代請求-管理監督者とは

未払い残業代を請求する労働者から、タイムカードの開示を求められました。拒否してもリスクはないでしょうか?

タイムカードの開示に関する明確な法令上の根拠はありません。

もっとも、タイムカードは、残業代請求をする労働者にとって、重要な証拠の一つとなりますので、裁判例により、使用者にはタイムカードの開示義務があると判断されています。そして、使用者がタイムカードの開示義務に違反すると、労働者から慰謝料請求等の損害賠償請求をされる場合もあります。

タイムカードの開示を拒否することで罰則が科されるわけではありませんが、損害賠償請求を請求されるリスクがありますので、拒否することは避けた方が良いでしょう。

労働者自身が作成した出退勤時刻のメモは、残業時間の証拠として認められますか?

裁判上、労働者が作成した出退勤時刻のメモは、残業時間の証拠として認められることがあります。もちろん、労働者自身が作成したメモに過ぎませんので、その内容が客観的な証拠に違反する場合や、およそ考えられない労働時間となっている場合であれば、それを証拠として残業時間を立証することは困難でしょう。しかし、毎日のように誠実に労働時間を記録し続けている場合などにおいては、労働時間の実態に即して作成されたメモと見られることは十分に考えられます。したがって、労働者自身が作成したメモを基に残業時間を立証される場合は、十分に考えられるでしょう。

残業申請のルールを整備した場合、就業規則の変更も必要ですか?

残業申請のルールを就業規則に定めることは必須ではないので、新たに残業申請のルールを整備しても、就業規則の変更は必要ではありません。

もっとも、残業申請のルールを労働者に浸透させるべく就業規則にそのルールを記載することは有効な手段といえます。また、就業規則に記載をしておけば、新たに入社する労働者に対しても、そのルールを適用しやすくなります。そのため、就業規則に残業申請のルールを記載しておくことは有効な方法といえます。

なお、仮に、就業規則で残業申請のルールを定めたとしても、実際には運用されないなど、ルールが形骸化しては意味がありません。そのため、ルールを定めるだけでなく、そのルールを実際に運用していくことが重要といえます。

労働者が自己申告できる労働時間に、上限を設けることは可能ですか?

労働時間の自己申告できる労働時間に上限を設けると、適正な自己申告を阻害することになります。そのため、労働者が自己申告できる労働時間に上限を設けるべきではありません。

一方で、労働者が、ダラダラと残業を続けることは避ける必要があり、無駄な残業時間を防止するための措置は必要でしょう。そのため、残業する場合には、事前の申請を必要とするなど、無駄な残業を防止する措置を講じることは必要といえます。

実際の労働時間とタイムカードの打刻にズレが生じた場合、どう対処すべきでしょうか?

通常、タイムカードは、実際の労働時間に対応していると考えられるため、実際の労働時間とタイムカードの打刻にズレが生じた場合、タイムカードに基づいて実際の労働時間が算出されるおそれがあります。

仮に、労働者がタイムカードの打刻を遅らせたことが現認できた場合は、その場で書き直すことで対応ができます。もっとも、現認して確認できる場合は、少ないでしょう。そこで、後からタイムカードの打刻と実際の労働時間が合わないことが発覚した場合は、パソコンの使用時間の記録等の調査を行い、タイムカードと実際の労働時間を一致させる等の対応をすべきでしょう。

賃金台帳の労働時間の虚偽記載があった場合の罰則等を教えて下さい。

故意に賃金台帳に虚偽の労働時間数を記入した場合は、30万円以下の罰金刑に処せられることがあります。

労働時間を労働者の自己申告で把握する場合、その日の労働時間はいつまでに申告させるべきでしょうか?

自己申告制の場合、法律上、労働時間の申告の期限は設けられていません。しかし、労働時間の申告が、労働日から離れると、記憶違いなどにより、適正な労働時間の把握ができなくなる可能性があります。そこで、原則として、当日に申告させることが望ましいと言えるでしょう。

もっとも、終業時から急ぎ退勤する必要がある者等、労働日に自己申告することが困難な場合も考えられます。そのような場合は、翌営業日には記載を求めるなど、可能な限り、実態に即した申告になるようすべきでしょう。

残業許可制の導入は、労働者の残業時間を把握するのに有効ですか?

残業許可制の導入は、残業時間の把握に有効と考えます。そもそも労働時間とは、使用者の指揮命令下での労働です。これは、上司が部下に「残業せよ」と明示した場合にだけに限られず、日常的に残業を黙認していたなど「黙示の指示」の場合も含みます。

そのため、いわゆるダラダラ残業も、会社がこれを知ったうえで放置していると、「黙示の指示」があったと判断されて、残業代の支払いが必要となる可能性があります。

裁判例でも、休日出勤・残業許可願を提出せずに残業している労働者が存在することを把握しながら、これを放置していたことから、具体的な就業時刻や従事した勤務の内容が明らかではないことをもって、時間外労働の立証が全くされていないとして扱うのは相当ではない、として、労働者が主張する概算による時間を残業時間にあたると判断したものもあります。

このように、残業は、黙示の指示でも認められる可能性があります。そのため、無駄な残業を減らすためにも、事前の許可制を導入して、本当に必要な残業かを確認して残業時間を把握することは有効といえます。

残業許可制でダラダラ残業を防ぐ!

労働者によるタイムカードの不正が発覚した場合、会社はどう対処すべきでしょうか?

タイムカードの不正が発覚した場合、労働時間が上乗せされて、に過剰に残業代を支払っていたこととなります。まずは、当該労働者から事情を確認することが必要ですが、タイムカードの不正が間違いないのであれば、当該労働者に対して、過剰に支払った残業代の返還を請求することが考えられます。

また、タイムカードの不正は、使用者に対する重大な非違行為ですので、就業規則において、懲戒規定に該当することが多いと思われます。そこで、就業規則をもとに、適切な処分をご判断いただくのが良いかと思います。

未払い残業代を請求されてお困りなら、残業問題に強い弁護士までご相談ください。

未払い残業代の請求は、具体的な事案によって問題点が異なるため、証拠の精査や主張の当否について、専門的な知見・判断が必要となります。労働審判や訴訟において、未払い残業代請求に理由がないことや使用者が適正な労働時間の把握をしていたことを説得的に主張していくには、専門的知見・判断が必要不可欠でしょう。

未払い残業代の請求をされて、ご不明点やお悩みがある方は、ぜひ専門家である弁護士にご相談ください。

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