従業員に対して未払の残業代があるような場合、在籍中の従業員が未払残業代の請求をしてくることがあります。これに対し、注意をせずに漫然と対応していると、大きな紛争となり、対応に苦慮することになります。
それでは、在籍中の従業員から未払の残業代請求をされた場合、どのような注意をすればよいのでしょうか、以下では、そのような場合の注意点などをご説明していきます。
在籍中の社員から残業代を請求された場合の対処法
会社としては、従業員の残業がある場合、当該従業員に対して、残業代の支払いをしなければなりません（労働基準法３７条１項、割増賃金令）。
残業代の支払いをしていても、残業代の計算がわずかなところで誤りが生じていたり、また、残業代の支払いができていないこともあるかもしれません。このようなことが生じた場合、残業代の支払いができていない従業員から、未払いの残業代の請求がされることがあります。
残業をした従業員に対しては、残業代の支払いをしなければなりませんので、未払の残業代がある従業員に対しては、残業代の支払いをしなければなりません。
しかし、残業代の請求をしてきた従業員に対して、そのまま、請求されたとおりに、支払いをすることは、あまり、お勧めできません。なぜなら、請求をしてきた従業員も、金額の計算を誤っていることもありますし、残業代が発生しないということもあるからです。
残業代については、そもそも、残業代が発生し得るような従業員なのか、残業代が生ずるとしても残業代の請求金額に誤りがないか、確認が必要となるのです。このため、タイムカードなどにより、労働時間を正確に把握したうえで、適切に計算をすることが必要です。
上記の他にも、消滅時効の主張をすることで、未払残業代の支払いを拒否することができる場合があります。
未払い残業代についての団体交渉
在籍中の従業員から未払いの残業代の請求をする手段として、労働組合を通じて請求をしてくることもあります。
労働組合を通じて未払残業代の請求をする際、労働組合は、団体交渉を通じて、解決することを求めてきます。従業員の労働条件に関する事項ですので、使用者には、このような労働組合からの団体交渉に応じる義務が負わされることになり、団体交渉に誠実に対応しなければなりません。
労働組合は、団体交渉等の対応のために、交渉に慣れていることも多いです。
しかし、労働組合の要求に対しては、必ず応じなければならない、ということはありません。証拠等に基づき検討し、未払残業代が発生していないのであれば、請求に理由がないことをしっかりと説明し、要求に応じない、という対応をしていくことも必要です。
在籍中に残業代を請求されることのデメリット
在籍中に残業代の請求をされることで、どのようなデメリットが出てくるのでしょうか。
以下で、いくつか具体的に見ていきましょう。
従業員側は証拠の保全がしやすくなる
在籍中の場合、従業員は、会社に出社し続けることになります。このため、従業員は、会社に存在する証拠のうち、従業員による取得が可能な証拠を確保しやすい状況です。例えば、タイムカード、出勤記録、パソコンのアクセス記録などの証拠は、証拠保全が容易といえます。
他の社員についても残業代を支払う必要が出てくる
在籍中に従業員からの残業代の請求がされる場合、従業員間で残業代請求をしているということ自体が共有されやすくなります。例えば、残業代請求をしている従業員と同じ勤務条件の従業員などが、情報共有をした場合、自分も同じように残業代請求をできるのではないか、と認識してしまうことになります。
このようになると、会社としては、何名もの従業員からの残業代の請求の対応が必要となるなどし、残業代の金額、未払残業代の支払いが必要な従業員数、会社の規模などによっては、未払残業代請求の対応で、会社の存続自体が困難となることも生じ得ます。
タイムカード等の提出を要求されたときの対応
従業員からタイムカード等の提出を要求されることがあります。
これに対して、会社としては、タイムカード等を提出する必要があるのでしょうか。
法律上、タイムカード等を提示することを義務として明示的に定めた法律はありません。
しかし、裁判例においては、タイムカード等の残業代算定のための重要な資料の開示をしなかった会社の対応が違法であると判断されるケースもあります。
会社としても、従業員がタイムカード等をどういった経緯で求めているのかを把握し、適正に開示していくことが必要です。
在籍中の従業員に対する不利益取り扱いの禁止
未払残業代を請求してくる従業員に対して、会社として、計算の見直しや必要な対応をすることが必要となり、時間を割かれることになります。このため、会社としては、そのような従業員に対して、降格、減給などの対応を検討したくなるかもしれません。
しかし、会社は、未払残業代の請求をしているからといって、そのような従業員に対し、降格、減給、解雇などの不利益な措置を講じてはなりません。
もし、会社として、未払残業代の請求をしてきた従業員に対して、不利益な取り扱いをした場合、効力が争われるなどし、従業員との紛争が激化していくこになります。
もっとも、未払残業代をしてきた従業員に対し、別の理由で降格、減給などの不利益な取り扱いを考えているという場合もあるかもしれません。
このような場合、未払残業代請求をしてきたことを理由とするのではなく、別の必要な理由で不利益な取り扱いをしている、ということを示していくことが必要となり得ます。
このような場合に備えて、不利益な取り扱いをすることに根拠があることを証拠として残しておくことが必要です。
在籍中の残業代請求を予防するためには
これまで説明してきましたように、在籍中の従業員からの未払残業代の請求がされると、会社としてもデメリットが生じてきます。
未払残業代の請求がされないようにするためには、まず、日ごろから、従業員の労働時間を正確に把握して、適正に残業代を計算して、適正な残業代を支払い、残業代の未払が生じないように注意をしておくことが必要です。
また、残業代の抑制のために、固定残業代制度を導入することや残業を上司の許可制とするなど、就業規則の整備により、紛争が生じにくくする、ということも考えられるところです。
在籍したまま残業代を請求された判例
在籍中の従業員からの残業代請求について争われた裁判例を一つ紹介します。
事件の概要
本件は、被告の従業員である原告が、時間外手当、休日手当等の支払いを求めるとともに、未払の手当ての請求をした被告の役員等が訴訟の取り下げの強要をしたことについて慰謝料の請求をした事案です（大阪地判平成２９年７月２０日判決（平成２６年（ワ）第１０１７１号））。
本件では、原告が管理監督者に当たるなどとして、時間外手当や休日手当の支払いをする必要が無い、取り下げの要求について慰謝料が発生すると評価するに値しないなどとして争われました。
裁判所の判断(事件番号・裁判年月日・裁判所・裁判種類)
裁判所は、原告の権限、労働時間に関する裁量や管理、待遇などから、原告が管理監督者に該当するか否かの判断をしました。
裁判所は、原告が労務管理を担っていたこと、労働時間決定の裁量が全くないということではなことなど、管理監督者性を肯定する事情を認定していました。しかし、人事権に関する決定権限が無いことや本社の判断・決裁を必要とする事項があること、出退勤に一定の制限があることから、管理監督者性を否定しました。
また、慰謝料請求に関して、裁判所は、被告の部長が原告を呼び出し、複数人で囲い囲い込み、取り下げを迫り、裁判所への資料の提出を理由に処分をほのめかすなどの事実を認定し、一方的非難、態様が執拗であることなどから、慰謝料請求を認めました。
ポイント・解説
未払残業代の請求をされた際に、請求に根拠が無いとの主張としてあり得るのが、請求してくる従業員が管理監督者に該当するとの主張です。
裁判所は、権限、労働時間に関する裁量や管理、待遇などから、管理監督者に該当するか否かの判断をしていますが、本件では、管理監督者性を肯定し得る事情を認定しつつも、原告の権限に制約があることから、管理監督者性を否定しています。
管理監督者であるとして残業代の支払いをしていない場合、長期間の未払いの状態を生じさせて、未払残業代が多額となることがあります。
上記裁判例においては、未払い賃金として、約３１５万円の請求が認容されています。このため、管理監督者に該当するかどうか、残業代の支払いをする必要が無いか否かについては、慎重に判断していくことも必要です。
また、本件では、原告による訴訟提起後、会社の上司が原告に対し、取り下げを強要したことが問題視されています。会社としても未払残業代請求額の適切性、訴訟としての対応など、労力を要するため、訴訟による請求を避けたい、訴訟を取り下げさせたい、とお考えになることもあるかもしれません。
しかし、強要に至るような場合には、違法と評価されて、慰謝料が発生することもあります。このため、在籍中の従業員への対応については、注意が必要です。
よくある質問
在籍中の従業員からの未払残業代請求の対応について説明してきましたが、以下では、よくあるご質問について、回答していきます。
未払い残業代について団体交渉を申し入れられましたが、団体交渉ではなく在職者と直接話し合うことは認められますか？
団体交渉を申し入れられた場合、未払残業代など団体交渉事項として申し入れられた事項については、労働組合が代理人としての権限を有することになります。
また、未払残業代請求の内容は、従業員の処遇に関する事項ですので、団体交渉を拒否することもできません。
そのため、未払残業代請求をする在職者と直接話し合うのではなく、団体交渉として協議すべきです。
団体交渉申入書に残業代の請求額が記載されていない場合、団体交渉を拒否することは可能ですか？
団体交渉が申し入れた際、従業員の処遇に関する事項は、義務的団体交渉事項ですので、会社としては、誠実に対応する必要があり、そのような団体交渉を拒否することは不当労働行為に該当し、違法となります。
このため、団体交渉を拒否することは避けるべきです。
在職者から団体交渉を申し入れられた場合、就業時間中に開催しなければならないのでしょうか？
団体交渉においては、社会通念上許容される範囲において行うべきですが、必ずしも、就業時間中に行われる必要はありません。
なお、所定労働時間内に行う場合、団体交渉を求める在職者の賃金については、ノーワークノーペイの原則から、控除することが可能です。
未払い残業代を請求したことを理由に、配置転換させることは不利益取り扱いにあたりますか？
未払残業代請求をしたことを理由に、そのような従業員の意向に反するような配置転換をすることは不利益な取り扱いに当たります。
労働組合から、未払い残業代を計算するために就業規則の提出を求められました。会社は応じなければなりませんか？
労働組合から団体交渉が求められ、未払残業代の計算のために就業規則の提出が認められた場合、就業規則は、未払残業代の計算のために、必要となると考えられます。
会社としては、団体交渉において、誠実に対応する必要もありますから、会社としては、就業規則の提示に応じる必要はあります。
ただし、残業代計算のために必要では無い規定については、団体交渉の範囲外の要求などとして、提出を拒むことも考えられるところです。
算出した未払い残業代の金額が、組合側と会社側で異なる場合はどうしたらいいですか？
残業代の計算が、組合側と会社側とで金額が異なる場合、まず、金額の齟齬がある理由がどういった点にあるのか検討し、説明を尽くしていくことが大切です。
丁寧に説明をつくすことで、会社としても、誠実に対応する義務を履行している、ということになります。
残業代を請求する従業員のタイムカードを改ざんするとどうなりますか？
会社に対しては、タイムカードなどにより、従業員の労働時間を把握することが義務付けられています。
これに対し、従業員のタイムカードを改ざんするとなると、従業員の労働時間の把握を阻害することになりますので、違法となります。
また、労働基準監督署に知られることになった場合には、行政指導がされることがあります。
昇給させることを条件に、未払い残業代の請求を撤回してもらうことは可能でしょうか？
残業代の支払いは、労働基準法上も明記されています（労働基準法３７条１項）し、残業代の支払いがされないことに対しては、罰則が科されることも労働基準法に定められています（労働基準法１１０条）。
このため、未払残業代の請求を撤回してもらうことなどは控えた方がよいでしょう。
残業代を請求してきた従業員に対し、過去のミスや事故を理由に損害賠償請求することは可能ですか？
従業員に対する損害賠償については、一定の要件を満たす場合に請求すること自体は可能です。
しかし、残業代請求をしてきたことを契機として損害賠償請求をする場合、嫌がらせ目的があると評価されてしまうことがあります。
このような場合に備えて、損害賠償請求に関する証拠を残しておくことが重要です。
未払い残業代を請求した従業員に対し、降格処分を下すことは違法ですか？
未払残業代請求をした従業員に対し、未払残業代請求をしたことを理由として降格処分をすることは、違法です。
しかし、他の理由により、降格処分を下すべき事情があるようでしたら、そのような事情をもとに降格処分をすることが違法とならないことがあります。
在籍中の従業員から残業代を請求されたら、労務問題に強い弁護士にご相談下さい。
在籍中の従業員から未払残業代の請求をされた際には、未払残業代が発生しているのかを十分に検討のうえで、未払残業代が生じている場合には、適正に対応することが必要です。団体交渉が申し入れられた場合には、労働組合も交渉自体には慣れていますので、毅然とした対応をしていくことも必要です。
未払残業代の請求がされた場合、未払残業代の有無や在籍中の従業員との交渉対応、団体交渉での労働組合との交渉対応など、様々な場面で苦慮されることもあると思いますし、交渉がまとまる余地が。そのため、残業代の請求がされた際には、適切に対応するために、労務問題に精通している、弁護士にご相談ください。
会社において適切に賃金を支払っていると認識していても、従業員から残業代を請求される場合があります。このような場合、求められるままに支払うことも、いかなる場合にも支払いを拒否することも適切とはいえません。どのように対応すべきでしょうか。以下で説明していきます。
従業員から残業代を請求された場合の対応
従業員の請求に反論の余地があるかを検討する
賃金の請求は労働者の正当な権利とされているため、残業代を不当に支払わない場合、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金（労基法119条1号）という罰則を受ける可能性があります。また、労基署による立ち入り調査を受ける可能性もあります。罰金等の不利益を受けることを避けるため、まず、支払う必要がないという正当な反論の余地があるかを検討しましょう。
支払い義務のある残業代を計算する
残業には、法定労働時間（１日８時間、週４０時間）を超える残業（「法外残業」といいます。）と所定労働時間は超えるが法定労働時間内の残業（「法内残業」といいます。）があります。法外残業及び法内残業のいずれに対しても残業代を支払う必要があります。法外残業については、労基法３７条に従い、割増賃金を支払う必要がありますが、法内残業については、就業規則等に定めのない限り割増賃金を支払う必要はありません（割増賃金ではなく所定労働時間を超過した時間に対応する賃金は支払う必要があります。）まずは、残業時間を算定し、支払うべき残業代があるか否か、あるとしてその額がいくらになるかを算定する必要があります。
和解と反論のどちらで対応するかを決める
残業代の計算結果に応じて、和解と反論のいずれの方法で対応するかを決定します。すなわち、支払うべき残業代がある場合、相手方との間で支払うべき額について交渉し、和解することが考えられます。一方で、支払うべき残業代がない場合、交渉や労働審判又は訴訟において、その理由について反論することが考えられます。
労使間の話し合いにより解決を目指す
労使間の話し合いにより解決を目指す方法として、労働者と個別に交渉を行う方法がありますが、労働組合から団体交渉の申し入れがなされることもあります。労働組合から団体交渉の申し入れがあった場合、会社は、この申し入れが正当なものである限り、これに応じる義務があります。
労働審判や訴訟に対応する
未払い賃金の支払いを求めて従業員から労働審判を申し立てられたり訴訟を提起されたりした場合、不当な請求が認められることのないよう、適切に対応する必要があります。特に、労働審判は、迅速な解決のために通常の訴訟よりも審理も迅速に行われるため、会社においても迅速かつ適切な対応が必要となります。
残業問題に詳しい弁護士に依頼する
労働審判や訴訟に迅速かつ適切に対応するには、労働審判・訴訟の手続や労働法実務に関する十分な知識、経験を要するため、会社が単独で対応することは容易ではありません。そこで、残業問題に詳しい弁護士に依頼することも有効な対応策といえます。まずは相談をご検討ください。
残業代請求に対する会社側の5つの反論ポイント
従業員からの残業代請求への反論として、①従業員が主張する労働時間に誤りがある、②会社側が残業を禁止していた、③従業員が管理監督者に該当する、④固定残業代（みなし残業代）を支給している、⑤残業代請求の消滅時効が成立しているという５つのポイントがあります。以下ではこれらのポイントについて説明していきます。
①従業員が主張している労働時間に誤りがある
この反論は、従業員が請求する残業代に対応する残業時間が、誤っており、残業時間や残業代請求が過大であるとの反論です。従業員が自己の労働時間を正確に把握できていない場合、会社としては、タイムカード等の資料を提示して、過大となる請求部分について残業代を支払う必要がないと反論することとなります。
②会社側が残業を禁止していた
会社が残業を禁止しており、実際に残業がなされていない状況であったのであれば、そもそも残業時間がなく、会社は残業代を支払う必要はないこととなります。ただし、残業を黙認していなかったかについての確認が必要です。残業の黙認があった場合、黙示の残業命令があったとして、残業代の支払いが命じられることが多いためです。
③従業員が管理監督者に該当している
この反論は、残業代を請求する従業員が、そもそも法律上残業代を支払う必要のない管理監督者にあたるため、残業代を支払う必要がないとの反論です。この管理監督者にあたるかは、役職名から形式的に判断されるのではなく、権限等から実質的に判断されることに注意が必要です。
④固定残業代(みなし残業代)を支給している
この反論は、固定残業代の制度を採用している場合、想定されている残業時間について残業代は支払い済みであり、支払う必要がないとの反論です。もっとも、この反論が認められるためには、固定残業代が通常の賃金にあたる部分と割増賃金にあたる部分が明確に区分されていることといった要件を満たす必要があることに注意が必要です。
⑤残業代請求の消滅時効が成立している
残業代を含めた賃金の請求権については、従業員が請求できるようになった時から３年間行使しないときは時効により消滅します（労働基準法改正により賃金債権の消滅時効は５年とされました（労基法第１１５条）が、当面の間３年間とされています（労基法附則第１４３条。）。この反論は、従業員による残業代請求が、請求できるようになった時から３年以上経過したため、時効により消滅しており、もはやこれを支払う必要がないとの反論です。
残業代請求の訴訟で会社側の反論が認められた裁判例
事件の概要(事件番号・裁判年月日・裁判所・裁判種類)
平成２７年（ワ）３３４００号・東京地方裁判所・平成３０年３月２２日判決
登録型派遣添乗員の会社に対する未払残業代請求事件において、会社が支給していた固定残業代の支払いが有効とされた事例
裁判所の判断
労働者側は、固定残業代合意が有効となるために、①労働契約において所定労働時間に対する対価の具体的金額及び割増賃金に当たる部分の具体的金額並びに固定残業代として支払われた額が何時間分の労働の対価であるかが示され、かつ、支給時に支給対象の時間外労働の時間数と当該額が労働者に明示されていなければならない、②労基法所定の計算方法による額が、その部分（固定残業代）を上回るときはその差額を賃金の支払時期に支払うことが合意（「精算合意」）されていることが必要であると主張しました。
労働者側の主張に対し、裁判所は、通常の労働時間の賃金に当たる部分と労基法３７条の定める割増賃金に当たる部分とを判別することができれば、必ずしも労働者が一見して判別することが必要とは解されないとして、労働者が主張する①を満たさなくとも、固定残業代の合意は有効となると判断しました。
そのうえで、会社の就業規則、賃金通知書及び就業条件明示書の記載から通常の労働時間の賃金に当たる部分と割増賃金に当たる部分とに判別することができると判断しました。
また、②について清算合意が必要であるとは解されないと判断しました。
ポイント・解説
本判決においては、通常の労働時間の賃金と割増賃金に当たる部分との判別において、就業規則、賃金通知書及び就業条件通知書の記載で判別可能であると判断されました。もっとも、就業規則等の記載を整えておけば足りるというわけではなく、実際にどのような趣旨で固定残業代が支給されているかは重要なポイントとなります。
また、本判決において清算合意は不要であるとされたものの、労基法所定の計算方法による額が固定残業代を上回る場合には、その差額を支払う義務はありますので、会社としてはきちんと差額精算を行うべきです。
従業員からの残業代請求に対応する際の注意点とポイント
残業代請求を無視しない
支払うべき残業代を支払わなかった場合、既述のような罰金等の不利益を受ける可能性があるほか、遅延損害金や、未払いの残業代に加えて、労基法１１４条に基づく「付加金」を支払わなければならない可能性があります。これらの不利益を避けるため、従業員からの残業代支払い請求は無視しないようにしてください。
労働基準監督署への対応は誠実に行う
労働基準監督署から、残業代の支払いについて問い合わせがなされることがあります。この場合、誠実に対応するようにしてください。そうしないと、立ち入り検査が行われ、法令違反があれば是正命令を受け、これに従わない場合には罰則が科せられる可能性もあります。
労働時間の管理体制を見直す
従業員から未払の残業代請求がなされる場合、労働時間の管理が適切に行われていないことが考えられます。この機会に、従業員の労働時間の管理体制を見直すことにより、将来同様の未払の残業代請求がなされることを防止することが重要です。
弁護士に残業代請求の対応を依頼するメリット
残業代請求に応じるべきかどうかアドバイスできる
残業代請求に対しては、支払いの必要性の有無や額を算定することが容易でないことがあります。弁護士に相談、依頼すれば、適切に残業時間や額を算定でき、算定結果に基づき適切なアドバイスを行うことが可能です。
労働審判や訴訟に発展した場合でも対応できる
請求額に対して反論があり、従業員との交渉がまとまらない場合、労働審判や訴訟で争うこととなります。この労働審判や訴訟への対応については必ずしも弁護士に委任する必要はありませんが、適切に対応するには専門的な知識や経験を要し、会社が単独で行うことは容易ではありません。特に労働審判については、迅速な対応が必要となるため、弁護士に依頼するメリットが大きくなります。
残業代以外の労務問題についても相談できる
弁護士にご依頼いただいた場合、当該残業代請求に関連する残業代以外の労務問題についても相談を受けて適切なアドバイスを行うことが可能です。
従業員から残業代を請求されたら、お早めに弁護士法人ALGまでご相談下さい。
残業代を請求された場合、労働法や実務に関する専門的な知識と経験を有する弁護士のアドバイスを受けることが有効な対応策となることはすでに述べた通りです。弁護士法人ALGには、豊富な専門的知識や経験を有する弁護士が多数所属しています。残業代請求への対応にお困りの場合は、まず、弊所にご相談ください。
