議事録・録音・録画の必要性

団体交渉は、複数回開催されることが多く、適切に協議を続けていくために、議事録や録音・録画により記録を残しておくことが必要といえます。ここでは、団体交渉に関する記録について、ご説明します。

団体交渉の内容を記録する必要性

通常、団体交渉は、１回では終わらず、何度も行われます。また、その協議も数時間に及ぶこともあります。記録を付けておかないと、団体交渉の経緯や内容が分からなくなり、適切な協議を行えなくなってしまいます。そのため、適切な団体交渉を行うために、団体交渉の内容を記録に残すべきです。

団体交渉において議事録は作成すべきか？

団体交渉の内容を記録に残す方法は、いくつか考えられます。正確な記録のために、録音をして記録に残すことも大切ですが、通常、理路整然と話をすることは困難です。そのため、後から聞き返しても、話の内容を掴めないということが起こり得ます。また、話合いが長時間に及ぶと、録音を聞き返すことは容易ではありません。

そのため、録音だけでなく、議事録を作成して、団体交渉の内容をまとめておくのが良いといえます。

議事録の作成目的

上記のとおり、議事録は、備忘録としての役割を果たしますが、議事録を作成する目的は、それだけにとどまりません。議事録は、何らかの問題が起きた際の証拠にもなります。備忘録や証拠として使用できるように議事録を作るべきといえます。

議事録に記載する内容

上記のとおり、議事録は備忘録としての役割と、証拠としての役割があります。いつ、誰が、どのような内容を話したかという記録を残すべきですので、議事録には、日時、参加者、協議内容を記載するのが良いでしょう。

また、次回の団体交渉までに検討すべき事項が設定されることもあります。その際には、検討事項の記録も残しておくのがよいといえます。

議事録へのサインについて

労働組合から、作成をした議事録にサインを求められることがあります。しかし、正確ではない議事録にサインをしてしまうと事実と異なる協議がなされたという証拠になってしまいます。また、場合によっては、議事録にサインしたことで労使協定が成立してしまうこともあります。

そのため、いくら議事録という表題になっているとしても、安易にサインをしてはなりません。サインをしなければならないとしても、慎重に検討をした上で、行うようにしましょう。

団体交渉の内容を録音･録画する必要性と注意点

議事録によって、団体交渉の協議の内容等を記録に残すことができますが、一言一句間違いのない記録を付けることは不可能です。正確な記録を残すために、議事録を付けるとともに、録音等も残しておくのがよいといえます。

録音をする際には、「録音します」などと、一言、断ってから録音を開始するのが良いでしょう。また、録音機器は、机上に置いて録音するのがよいと考えられます。机上の方がクリアに録音できる上、乱暴な発言も抑止できる効果を期待できます。

団体交渉の記録が争点となった判例

ここでは、団体交渉に関する議事録の信用性が否定された事例を紹介します。

事件の概要

議事録に関する部分に絞って記載をします。組合と被告（医療法人）とが団体交渉をしていたところ、当時、録音しないことが合意されていました。そして、第２回の団体交渉において、組合は議事録を作成したものの、被告には、内容の確認を求めておらず、労使双方の確認を得た議事録は作成されていないという状況でした。

このような状況において、原告は、第２回の団体交渉において、「過半数代表の選出に管理監督者である事務長が関与しないように求めたのに対し、被告が無理である旨の回答をした」との主張をし、団体交渉時の議事録が証拠の一つとして使用されていました。他方で、被告は、「事務長に関する要求はなかった」との主張を行っていました。

裁判所の判断(令和２年（ワ）第３２８４５号・東京地方裁判所・判決)

裁判所は、「本件組合の作成した議事録は、被告の確認を経ていないものであるから…、その内容が交渉内容を正確に反映したものであるとまでは認め難い。また、第２回団体交渉は、録音がされていなかった…。そうすると、本件組合が具体的にいかなる要求をし、被告がこれにいかなる回答したのかについては判然としないといわざるを得ないから、本件組合が同団体交渉において過半数代表者の選出に事務長が関与しないよう求めたのに対し、被告が無理である旨回答した事実については、これを認めことはできない。」とし、議事録を証拠として、原告の主張を認定することは出来ない旨の判断を下しました。

ポイント・解説

裁判所は、被告の確認を経ていないことを理由として、議事録が交渉内容を正確に反映したとまでは認めがたいとの判断を下しています。当然ですが、議事録を片方のみで作成した場合、内容を自由に記載することができます。そのため、自ずと、議事録の信用性は落ちることとなります。

今回は、録音しないとの合意がなされており、議事録を裏付ける証拠もない状況でした。このような場合において、一方が議事録を作成したときは、他方の確認を得ておくのがよいと考えられます。

団体交渉の記録で不備が無いよう、人事労務を得意とする弁護士がサポートさせて頂きます。

ここでは、団体交渉に関する記録についてご説明しました。団体交渉の記録は、備忘録としても、証拠としても重要なものです。長期間にわたる団体交渉において、重要なものであり、記録に不備がある場合、後々、証拠として使用できないということも起こり得ます。
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